Digigov

Το Δημόσιο Αλλάζει.
Συν-διαμορφώστε το!

Συνοπτικός απολογισμός των δύο πρώτων επιτυχημένων συναντήσεων Design Sprint για το Εθνικό Μητρώο Διαδικασιών

13.11.2020

EMD-design-sprints-apologismos

H ΕΔΥΤΕ (Εθνικό Δίκτυο Υποδομών, Τεχνολογίας και Έρευνας), στο πλαίσιο του ενεργού ρόλου της εταιρείας στον Ψηφιακό Μετασχηματισμό του Δημόσιου Τομέα, σε συνεργασία με τη Γενική Γραμματεία Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, αναπτύσσει το πληροφοριακό σύστημα «Εθνικό Μητρώο Διαδικασιών».

Ο στόχος του έργου είναι να καταγραφούν οι διαδικασίες που πραγματοποιούνται στον Δημόσιο τομέα, είτε αυτές είναι προσφερόμενες υπηρεσίες σε πολίτες, νομικά πρόσωπα και άλλους φορείς, είτε είναι εσωτερικές διαδικασίες που εκτελούνται στο πλαίσιο λειτουργίας των φορέων.

Καθότι η γνώμη του κοινού θεωρείται από την εταιρεία ιδιαίτερα σημαντική στα θέματα αυτά, η ΕΔΥΤΕ ΑΕ προχώρησε στη διοργάνωση δύο Design Sprints, με στόχο να προταθούν -βάσει εμπειρίας και αναγκών- οι βέλτιστες λύσεις για το σύστημα που πρόκειται να υλοποιηθεί. Έτσι, το πρώτο design sprint με συμμετέχοντες πολίτες πραγματοποιήθηκε στις 21 Σεπτεμβρίου 2020, ενώ το δεύτερο, απευθυνόμενο σε στελέχη του Δημόσιου Τομέα, στις 7 Οκτωβρίου 2020. Οι δυο συναντήσεις πραγματοποιήθηκαν -αμφότερες συνοπτικές και, προφανώς, εξ αποστάσεως- υπό την αιγίδα της ΕΔΥΤΕ. Τις αμέσως επόμενες ημέρες πρόκειται να οργανωθούν άλλες δύο συναντήσεις.

Οι συναντήσεις εντάσσονται στο ευρύτερο πλαίσιο των ευέλικτων και αναδραστικών μεθοδολογιών (Agile & Scrum) που έχει υιοθετήσει το ΕΔΥΤΕ και ειδικότερα η ομάδα σχεδιασμού και υλοποίησης του Εθνικού Μητρώου Διαδικασιών (ΕΜΔ), με στόχο η ανταλλαγή απόψεων μεταξύ όλων των εμπλεκομένων να συμβάλει στη βελτιστοποίηση των δομικών στοιχείων, του συνόλου, αλλά και της λειτουργικότητας του τελικού αποτελέσματος.

Design Sprint για πολίτες

Το πρώτο Design Sprint, που πραγματοποιήθηκε στις 21 Σεπτεμβρίου με τη δικτυακή συμμετοχή 12 πολιτών και της ομάδας υλοποίησης εκ μέρους του ΕΔΥΤΕ, επικεντρώθηκε στον σχεδιασμό και την εμφάνιση της αρχικής σελίδας καθώς και στην ενέργεια της αναζήτησης μιας διαδικασίας ή υπηρεσίας. Σύμφωνα με το ισχύον χρονοδιάγραμμα, η υλοποίηση της ανάδρασης όσον αφορά στην αρχική οθόνη έχει ήδη ολοκληρωθεί, εκείνη που αφορά στην εμφάνιση μιας διαδικασίας στον ενδιαφερόμενο πολίτη θα ολοκληρωθεί το αμέσως επόμενο διάστημα, ενώ τέλος, η υλοποίηση των διαφόρων προτάσεων εμπλουτισμού του ΕΜΔ περιλαμβάνεται στην επέκταση του έργου και τοποθετείται χρονικά μετά τον Ιανουάριο του ερχόμενου έτους.

Στις προτάσεις που υποβλήθηκαν από τους συμμετέχοντες πολίτες ζητήθηκε η απλοποίηση του interface και η αναδιάταξη της εισαγωγής της αρχικής σελίδας, ώστε να είναι περισσότερο φιλική προς τον χρήστη, καθώς και η ενσωμάτωση επεξηγηματικών βίντεο (που έχει προβλεφθεί να υλοποιηθεί σε δεύτερο χρόνο). Επίσης, δεδομένου ότι η συχνότερη χρήση παρατηρείται μέσω κινητών τηλεφώνων, ζητήθηκε να ληφθεί το γεγονός αυτό υπόψιν κατά τη σχεδίαση της σχετικής εφαρμογής (mobile first), ενώ επιπλέον προτάθηκε η ενσωμάτωση κατάλληλων ηχητικών μηνυμάτων τα οποία θα διευκολύνουν συγκεκριμένες κατηγορίες ΑΜΕΑ. Τέλος, ζητήθηκε να εξεταστεί το ενδεχόμενο στοχευμένης αποστολής newsletters, ανάλογα με το προφίλ κάθε παραλήπτη, ενώ στην ίδια λογική προτάθηκε και η δημιουργία δίγλωσσου περιεχομένου – κάτι που η ομάδα εργασίας έχει ήδη εξετάσει, στην περίπτωση στήριξης δράσεων με εξωστρεφή χαρακτήρα.

Design Sprint για στελέχη του Δημόσιου Τομέα

Το Design Sprint για τα στελέχη του Δημόσιου Τομέα, που πραγματοποιήθηκε στις 7 Οκτωβρίου, εστίασε στην ορθή εισαγωγή μιας διαδικασίας στο ΕΜΔ και στην ιεράρχηση των ρόλων και καθηκόντων συντακτών, διαχειριστών και εποπτών, με στόχο την εύρυθμη και ιεραρχημένη λειτουργία όλων των συντελεστών. Συμμετείχαν δικτυακά 22 διευθυντές ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και στελέχη προερχόμενα από το σύνολο των Υπουργείων που εργάζονται επί του αντικειμένου, καθώς και η ομάδα υλοποίησης εκ μέρους του ΕΔΥΤΕ. Η αποδελτίωση των απόψεων και προτάσεων των συμμετεχόντων αναμένεται να ολοκληρωθεί μέσα στις επόμενες ημέρες και να τους κοινοποιηθεί για τυχόν βελτιώσεις, προτού αναρτηθεί ο αντίστοιχος σύνδεσμος σε κοινόχρηστο αρχείο. Όσον αφορά στο χρονοδιάγραμμα, η υλοποίηση της ανάδρασης σχετικά με την οθόνη καταχώρισης μιας διαδικασίας και εκείνης σχετικά με την εμφάνιση του dashboard για επόπτες, διαχειριστές και συντάκτες, αναμένεται να ολοκληρωθούν το αμέσως επόμενο διάστημα. Όπως και στο πρώτο Design Sprint, η υλοποίηση προτάσεων εμπλουτισμού του ΕΜΔ περιλαμβάνεται στην επέκταση του έργου και τοποθετείται χρονικά στις αρχές του επόμενου έτους.

Στο πλαίσιο της δικής τους ανάδρασης, τα συμμετέχοντα στο Design Sprint στελέχη του Δημόσιου Τομέα εξέφρασαν την ανάγκη να συμπεριληφθούν περισσότερες πληροφορίες, όσον αφορά στα προσόντα και τους ρόλους των εργαζομένων σε υπουργεία, οργανισμούς και φορείς που εμπλέκονται στο ΕΜΔ, ώστε να αυξηθεί η αποτελεσματικότητά τους κατά την επικοινωνία, τις μεταξύ τους συνέργειες και την επικαιροποίηση των δεδομένων που χειρίζονται. Η απλούστευση των διαδικασιών και της καταγραφής ήταν άλλο ένα αίτημα, ενώ προτάθηκε επίσης η χρήση σύντομων video (ή animation) για εκπαιδευτικούς σκοπούς (όπως ήδη γίνεται στο Digital Library, στο πλαίσιο του gov.gr), ή ακόμα και τηλεδιασκέψεων με τον ίδιο στόχο. Τέλος, υποβλήθηκε αίτημα για περαιτέρω προβολή της σημασίας του συγκεκριμένου έργου και της δημιουργίας περιεχομένου στο πλαίσιό του, ενδεχομένως με τη μη-αναγνώριση διαδικασιών αν προηγουμένως αυτές δεν έχουν καταχωρηθεί στο ΕΜΔ (κατ’ αναλογία με την υποχρέωση καταχώρησης αποφάσεων στη «Διαύγεια»).

Ο δεύτερος κύκλος Design Sprint για πολίτες και στελέχη του Δημοσίου Τομέα πρόκειται να πραγματοποιηθεί εντός του επόμενου 15νθημέρου, με τον οποίο αναμένεται να ολοκληρωθεί ο κύκλος της διαβούλευσης.